การสร้างเอกสารใหม่ ปกติเมื่อเปิดเวิร์ดจะมีเอกสารใหม่อยู่แล้ว ถ้าต้องการสร้างเอกสารใหม่อีกครั้งทำได้ดังนี้
1.กดปุ่มออฟฟิศ
2.เลือกสร้าง
3.เลือกว่างและล่าสุด
4.เลือกเอกสารเปล่า
5.กดปุ่มสร้าง
เป็นอันจบขั้นตอน
เมื่อกดปุ่มออฟฟิศ
มุมมองในการแก้ไขเอกสารและอัตราส่วนย่อขยายสำหรับการแสดงผลบนจอภาพ
สำหรับมุมมองในการแก้ไขเอกสาร ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้โดยการเลือกริบบอนมุมมองและเลือกดังนี้
- เค้าโครงเหมือนพิมพ์ สำหรับงานพิมพ์เอกสารทั่วไปที่ต้องการเห็นผลเหมือนกับที่ออกในเอกสาร
- การอ่านแบบเต็มหน้าจอ แสดงเนื้อที่ของเอกสารมากที่สุด
- เค้าโครงเว็บ แสดงแบบเว็บ
- เค้าร่าง แสดงเฉพาะข้อความ ภาพ ในเอกสารโดยไม่จัดรูปแบบ
- แบบร่าง แสดงเป็นแบบร่างเพื่อการแก้ไขอย่างรวดเร็ว
ตัวเอกสารสามารถย่อขยายเพื่อดูขนาดใหญ่ขึ้นหรือเล็กลงได้ โดยการย่อขยายนี้ไม่มีผลในเวลาพิมพ์ลงบนกระดาษ ผู้ใช้สามารถปรับขนาดได้เองตามความเหมาะสมในการใช้งาน
การเปิดเอกสารเดิม หลังจากที่ปิดโปรแกรมเวิร์ดไปแล้ว เอกสารจะเก็บไว้ในที่บันทึก การเปิดโปแกรมเวิร์ดเพื่อทำงานต่อและเรียกเอกสารเดิม ให้ทำดังนี้
1.กดปุ่มออฟฟิศ
2.เลือกชื่อเอกสารเดิมในส่วนของเอกสารล่าสุด
เป็นอันจบขั้นตอน
ในกรณีที่ไม่พบชื่อเอกสารที่ต้องการในเอกสารล่าสุด ให้เลือก เปิดโปรแกรมจะแสดงหน้าจอแล้วให้เลือกไฟล์เอกสารที่ต้องการและกดปุ่ม เปิด
การเลิกทำและทำซ้ำอีกครั้ง (undo , redo)
การเลิกทำ (redo) เป็นการแก้ไขข้อผิดพลาดจากคำสั่งก่อนหน้านั้น เช่นการย้ายข้อความไปแล้ว และต้องการนำข้อความนั้นกลับมาอย่างเดิม ให้กดปุ่มเลิกทำ ผลที่ได้เอกสารจะกลับไปมีสภาพเหมือนเก่าก่อนหน้านั้น 1 ขั้นตอน ถ้าต้องการให้กลับไปอย่างเดิม ก็สามารถกดปุ่มเลิกทำไปได้เรื่อยๆ ส่วนปุ่มทำซ้ำอีกครั้ง ใช้แก้ไข ปุ่มเลิกทำ เพื่อแก้ไขให้เอกสารกลับมามีสภาพใหม่เหมือนกับที่ได้ลงมือแก้ไขไปแล้ว 1 ขั้นตอน
การค้นหาและแทนที่ข้อความ (Search & replace)
ในเวิร์ดมีการอำนวยความสะดวกในการค้นหาข้อความ การค้นหาข้อความเป็นการค้นหาข้อความที่ต้องการ ให้กดปุ่มค้นหา (หรือใช้ CTRL+F) จะปรากฏหน้าจอขึ้นมา ให้พิมพ์คำที่ต้องการและกดปุ่มค้นหาถัดไป โปรแกรมจะแสดงแถบสีบนข้อความที่หาเจอ ให้กดค้นหาถัดไป โปรแกรมจะแสดงข้อความในตำแหน่งใหม่ที่หาเจอไปเรื่อยๆ จนกระทั่งไม่พบคำที่ต้องการในเอกสารอีกต่อไปจึงแสดงข้อความว่าได้ค้นหาเสร็จสิ้นแล้ว
การเลือกฟอนต์ (Font)
ฟอนต์หรือแบบอักษรเลือกดังนี้
1.คลิกเลือกบริเวณริบบอนใน “หน้าแรก”
2.เลือกแบบอักษรเป็น Cordia New
3.เลือกขนาดอักษรเป็น 16
การเลือกฟอนต์
การตรวจสอบคำผิด (Spell checking)
ในการพิมพ์งาน หลายครั้งจะพบว่ามีแถบสีเขียวหรือสีแดงปรากฏขึ้นมาใต้ข้อความ สีแดงเป็นการบอกว่าคำนั้นไม่อยู่ในพจนานุกรมมาตรฐานของเวิร์ด ส่วนสีเขียวเป็นการแนะนำว่าคำนั้นถูกต้องแต่อาจจะมีข้อผิดพลาดทางด้านไวยากรณ์ของภาษา เช่น ควรขึ้นต้นด้วยตัวใหญ่ในภาษาอังกฤษหรือเป็นวลี เป็นประโยค เป็นต้น
ริบบอนตรวจทาน
การใช้อักษรศิลป์การเพิ่มอักษรศิลป์เป็นอักษรประดิษฐ์ที่มีสีและรูปทรงแปลกตาเพื่อความสวยงามทำได้โดย เลือก ริบบอนแทรก และเลือก อักษรศิลป์
การเพิ่มอักษรศิลป์
การพิมพ์เอกสาร
หลังจากการใส่กระดาษ และเปิดเครื่องพิมพ์แล้ว ในแถบริบบอนแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ให้กดปุ่มพิมพ์ จากนั้นจะพบกับหน้าจอดังนี้ ให้ทำตามขั้นตอนดังนี้
1.เลือกเครื่องพิมพ์ที่ต้องการพิมพ์ออก
2.เลือกหน้าที่จะพิมพ์ให้เลือกพิมพ์ทุกหน้า ในกรณีที่เลือกเฉพาะหน้าที่ต้องการให้พิมพ์ช่วงหน้าที่ต้องการเช่น 1-
2,5,10,20 เป็นต้น
3.เลือกจำนวนชุดที่จะพิมพ์
4.กดปุ่มตกลงเพื่อเริ่มงานพิมพ์
การเลือกตัวอย่างก่อนพิมพ์
โปรแกรมประมวลผลคำเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับงานด้านเอกสาร ในบทนี้ได้กล่าวถึงการเริ่มต้นการใช้งาน การพิมพ์และแก้ไขข้อความ การจัดเก็บ การเปิดแฟ้มข้อมูล การตรวจทานคำผิด เป็นต้น
