การเรียกใช้งานโปรแกรม ไปที่ Start menu à All Programs à Microsoft Office àMicrosoft Office Excel 2007
ส่วนประกอบของหน้าจอโปรแกรมไมโครซอฟต์ เอ็กเซล 2007
1. ปุ่มออฟฟิศ (Office Button)
2. แถบเครื่องมือ (Quick Access Toolbar)
3. แถบริบบอน (Ribbon)
4. แถบชื่อ (Title Bar)
5. ปุ่มวินโดวส์ (Windows Button)
6. วิธีใช้งาน (Help)
7. กล่องชื่อ (Name Box)
8. แถบข้อความและสูตร (Formula Bar)
9. เซลล์ (Cell)
10. แผ่นงาน (Spread Sheet)
11. แถบเลื่อน (Scroll Bar)
12. ตัวเลือกแผ่นงาน (Sheet Tab)
13. แถบสถานะ (Status Bar)
14. ชื่อแถว (Row Name)
15. ชื่อคอลัมน์ (Column Name)
ส่วนประกอบของโปรแกรม ไมโครซอฟต์ เอกเซล
1. แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อ ของโปรแกรมนั้น ซึ่งคือ Microsoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน
2. แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่ แฟ้ม(File) แก้ไข(Edit) มุมมอง(View) แทรก
(Insert) รูปแบบ(Format) เครื่องมือ(Tool) ข้อมูล(Data) หน้าต่าง(Window) ตัวช่วย(Help)
3. แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ ได้แก่
3.1 แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)
3.2 แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar)
3.3 แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tppl Bar)
5. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่
6. แถบสถานะ (Status Bar) เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์
7. แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น - ลง
8. ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) คือเซลลืที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น เซลล์ที่เป็นแอกทีพเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่
9. สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน
10. แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็ฯกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตรคำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซล์แล้วยังสามารถวางวัตถุ เช่น รูปภาพหรือชาร์ท(Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย
เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Excel เริ่มป้อนข้อมูลในเซลล์ โดยการเลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูล พิมพ์ข้อความลงไปในเซลล์ จะปรากฎในเซลล์ทำงานและในแถบสูตรจะถือว่าสมบูรณ์ ข้อมูลอยู่ในเซลล์นั้นก็ต่อเมื่อมีการยืนยันโดยการกดแป้น Enter หรือคลิกที่เครื่องหมาย ถูกบนแถบสูตรหรือเลื่อนตัวชี้เซลล์ไปเซลล์อื่น
ขั้นตอนการป้อนข้อมูลลงในเซลล์
1. เลือกเซลล์ที่ต้องการป้อนข้อมูลโดยการคลิกเมาส์เซลล์เป็น Active Cell
3. กดแป้น Enter
หรือคลิกที่เครื่องหมายถูกในแถบสูตร 1. ข้อมูลประเภทข้อความ (Text) หมายถึง ข้อมูลที่ไม่นำมาคำนวณ อาจเป็นตัวอักษร ตัวเลข เครื่องหมาย การใส่ข้อมูลที่มีความยากมากกว่าความกว้างของเซลล์ข้อความนั้นจะถูกแสดงต่อไปในเซลล์ที่อยู่ทางขวามือ ตราบใดที่เซลล์ทางขวามือนั้นยังไม่มีข้อมูล ข้อมูลชนิดนี้จะถูกจัดให้อยู่ชิดซ้ายของเซลล์เสมอ
2. ข้อมูลประเภทตัวเลข (Numeric) ข้อมูลที่นำมาคำนวณได้ ข้อมูลจะอยู่ชิดขวา และไม่สามารถแสดงผลเกินความกว้างของเซลล์ได้ ถ้าความกว้างของเซลล์ไม่พอจะปรากฎเครื่องหมาย การแก้ไขโดยขยายความกว้างของเซลล์ออกไป
3. ข้อมูลประเภทวันที่ (Date) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยวันที่ และเดือน เดือนและปี หรือวันที่ เดือนและปี โดยเดือนสามมารถกำหนดได้ทั้งแบบตัวเลข หรือตัวอักษร ข้อมูลชนิดนี้นำไปคำนวรได้
4. ข้อมูลประเภทเวลา (Time) หมายถึงข้อมูลที่ประกอบด้วยชั่วโมงและนาที โดยมีเครื่องหมาย : ข้อมูลชนิดนี้สามารถนำไปคำนวณได้
5. ข้อมูลประเภทสูตร (Formular) ข้อมูลประเภทนี้คือสมการคณิตศาสตร์ จะต้องใช้เครื่องหมายเท่ากับนำหน้า
ในการป้อนข้อมูลลงในเซลล์ของตารางทำงาน ถ้าเกิดมีการพิมพ์ผิดเราสามารถแก้ไขข้อมูลที่พิมพ์ผิดให้ถูกต้องได้ง่าย การแก้ไขข้อมูลมี 2 กรณีคือ
1. ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลขณะกำลังป้อนข้อมูลและยังไม่ได้กดแป้น Enter ทำได้โดยการเลื่อนตัวชี้ไปที่อักขระที่ผิดแล้วกดแป้น Backspace แต่ต้องการยกเลิกการพิมพ์ทั้งหมดให้คลิกที่เครื่องหมายผิดที่แถบสูตร
หรือกดแป้น ESC ก็ได้2. การแก้ไขขอ้มูลที่มีการกด Enter ไปแล้วสามารถทำการแก้ไขข้อมูลที่ผิดได้สองห้องบนตารางคือแก้ไขข้อมูลบนแถบสูตร หรือแก้ไขข้อมูลในเซลโดยตรงทำได้ 2 วิธีดังนี้
2.1 วิธีที่ 1
1) คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) พิมพ์ข้อมูลที่ต้องการใหม่
3) กดแป้น Enter
2.2 วิธีที่ 2
1) คลิกที่เซลล์ที่ต้องการแก้ไขข้อมูล
2) ใช้เมาส์คลิกที่จุดที่ต้องการแก้ไขหรือกดแป้น F2 แล้ว กดแป้นลูกศรเพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการแก้ไข
3) ทำการแก้ไขข้อมูล
4) กด Enter
ขั้นตอนการบันทึกแฟ้ม่ใหม่มีดังนี้
1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม(File)> บันทึกหรือบันทึกเป็น (Save /Save as)
2. จะปรากฎกรอบโต้ตอบ
จะเก็บไว้ที่ใดคลิกตรงบันทึกใน และตั้งชื่อแฟ้มในช่องชื่องแฟ้ม ถ้าไม่ตั้งชื่อ โปรแกรมExcelจะตั้งชื่อให้ Book1 นามสกุล .xls คลิกบันทึก
3. หรือคลิกที่สัญรูป
1. คลิกที่คำสังแฟ้ม(File) > ปิด(Close)
หรือ คลิกที่เครื่องหมายกากบาทล่างด้านขวามือ
1. คลิกที่คำสั่ง แฟ้ม(file) > จบการทำงาน (Exit)
2. คลิกที่เครื่องหมายกากบาทบนด้านขวามือสุด
ในบทนี้ได้แนะนำวิธีการใช้งานโปรแกรมตารางงานไมโครซอฟต์เอ็กเซล2007 สำหรับการใช้งานขั้นพื้นฐาน การแก้ไขเอกสาร การปรับรูปแบบข้อความ การเพิ่มเส้นขอบ การใส่สี การคัดลอกเซลล์ และการคำนวณโดยใช้เซลล์
